MAPA

 

CONSTRUIR UNA EMPRESA O NEGOCIO

Una empresa puede estar constituida legalmente como Persona Natural o Persona Jurídica, por lo que una decisión que debemos tomar al momento de empresas es la de elegir si la constituiremos bajo la forma de Persona Natural o bajo la forma de Persona Jurídica.

Personas naturales:

Persona Natural es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a título personal todas obligaciones de la empresa.

Lo que implica que la persona asume la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estén a su nombre), las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa.Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, la persona deberá hacerse responsable por ella a título personal y, en caso de no pagarla, sus bienes personales podrían ser embargados.

Ø  VENTAJAS DE UNA PERSONA NATURAL:

la constitución de la empresa es sencilla y rápida, no presenta mayores trámites, la documentación requerida es mínima.

·         la constitución de la empresa no requiere de mucha inversión, no hay necesidad de hacer mayores pagos legales.

·         no se les exige llevar y presentar tantos documentos contables.

·         si la empresa no obtiene los resultados esperados, el giro del negocio puede ser replanteado sin ningún inconveniente.

·         las empresas constituidas bajo la forma de persona natural pueden ser liquidadas o vendidas fácilmente.

·         la propiedad, el control y la administración recae en una sola persona.

·         se puede ampliar o reducir el patrimonio de la empresa sin ninguna restricción.

·         pueden acogerse a regímenes más favorables para el pago de impuestos.

Ø  DESVENTAJAS DE UNA PERSONA NATURAL:

tiene responsabilidad ilimitada, es decir, el dueño asume de forma ilimitada toda la responsabilidad por las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, lo que significa que deberá garantizar dichas deudas u obligaciones con su patrimonio o bienes personales.

·         capital limitado solo a lo que pueda aportar el dueño.

·         presenta menos posibilidades de acceder a créditos financieros (los bancos o entidades financieras suelen mostrar poca disposición a conceder préstamos a Personas Naturales).

·         falta de continuidad en caso de incapacidad del dueño.

Personas jurídicas:

Persona Jurídica es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta.Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien asume todas las obligaciones de ésta. Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están garantizadas y se limitan solo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio).

Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, ésta se pagará solo con los bienes que pueda tener la empresa a su nombre, sin poder obligar al dueño o a los dueños a tener que hacerse responsable por ella con sus bienes personales.

Ø  VENTAJAS DE UNA PERSONA JURIDICA:

·      tiene responsabilidad limitada, es decir, el dueño o los dueños de la empresa asumen solo de forma limitada la responsabilidad por las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, las cuales solo se garantizan con los bienes, capital o patrimonio que pueda tener la empresa.

·         mayor disponibilidad de capital, ya que éste pude ser aportado por varios socios.

·         mayores posibilidades de acceder a créditos financieros (los bancos o entidades financieras suelen mostrar mayor disposición a conceder préstamos a Personas Jurídicas antes que a Personas Naturales).

·         posibilidad de acceder a concursos públicos sin mayores restricciones.

·         el propietario y los socios trabajadores de la empresa pueden acceder a beneficios sociales y seguros.

 Ø  DESVENTAJAS DE UNA PERSONA JURIDICA:

·         mayor dificultad al momento de constituirla, presenta una mayor cantidad de trámites y requisitos.

·         requiere de una mayor inversión para su constitución.

·         se les exige llevar y presentar una mayor cantidad de documentos contables.

·         la propiedad, el control y la administración pueden recaer en varias personas (socios).

·         presenta una mayor cantidad de restricciones al momento de querer ampliar o reducir el patrimonio de la empresa.

·         presenta una mayor dificultad para liquidarse o disolverse.

MAPA DE RUS

RUS y Carga Laboral

1. RUS - Régimen Único Simplificado

El Régimen Único Simplificado ha sido lanzado al mercado para facilitar y propiciar el aporte de pequeños empresarios al fisco en concordancia con su capacidad contributiva.
Requisitos:
El ingreso bruto anual no debe superar los 360 000 nuevos soles, así como también,  el monto anual de las compras no será mayor a los 360 000 nuevos soles.
A este régimen se pueden acoger:

• Las personas naturales y sucesiones indivisas, que solo obtengan rentas de Tercera Categoría por realizar actividades empresariales. Ejemplo de ello tenemos a las librerías, bodegas, panaderías.

• Las personas naturales no profesionales, domiciliadas en el país, que reciban rentas de cuarta categoría, pero, provenientes de actividades de oficios. Aquí encontramos, entre otros, a los electricistas, gasfiteros.

• Las actividades que se realicen  deben ser llevadas a cabo en un sólo establecimiento.

• El monto de los ingresos brutos mensuales no deben superar los 30 000 nuevos soles.

• El valor de los activos fijos (maquinarias, equipos, instalaciones, excepto el valor del predio y el de los vehículos) afectados a la actividad no deben ser mayor a los 70 000 nuevos soles.

• Las adquisiciones y compras no deben superar los 30 000 nuevos soles mensuales.

• Aquellos que brinden el servicio de transporte de carga de mercancías, y  que tengan una capacidad de carga mayor o igual a 2 toneladas métricas.

• Empresas que se dediquen al transporte terrestre de pasajeros en territorio nacional o internacional.

• Entidades que realicen cualquier tipo de espectáculo público.

• Notarios, comisionistas, martilleros, agentes corredores de bolsa, de aduana y los intermediarios de seguros.

• Aquellos que sean titulares de negocios de casinos, máquinas tragamonedas y similares.

• Empresas que realicen ventas de inmuebles.

• Organizaciones que realicen alguna de las operaciones gravadas con el Impuesto Selectivo al Consumo.

• Podemos añadir también los que entreguen bienes en consignación.

• No tienen obligación de llevar libros contables.

• No deben declarar ni pagar: Impuesto a la Renta, IGV ni Impuesto de Promoción Municipal.

• Accesibilidad al Sistema SOL.

Las empresas bajo este régimen solo pueden emitir: Boletas de venta o tickets (o cintas de máquinas registradoras), estando impedidas de emitir facturas.
Cuotas Mensuales según la Categoría:
Dentro del RUS encontramos 5 categorías, y dependerá de los ingresos y adquisiciones, pertenecer a una en específico; veamos el pago que se debe hacer en cada una de ellas:
1. Primera Categoría, a esta categoría le corresponde pagar 20 nuevos soles mensuales, si sus ingresos brutos por mes, no son mayores a los 5000 nuevos soles y el total de sus adquisiciones, también no supere los 5000 nuevos soles.
2. Segunda Categoría, la cuota mensual es de 50 nuevos soles, siendo sus ingresos brutos y sus adquisiciones, no mayores a los 8000 nuevos soles cada uno.
3. Tercera Categoría, el pago será de 200 nuevos soles, solo si sus ingresos brutos y sus adquisiciones, no sean  mayores a los 13 000 nuevos soles cada uno.
4. Cuarta Categoría, la cuota mensual es de 400 nuevos soles, siendo sus ingresos brutos y sus adquisiciones, no mayores a los 20000 nuevos soles cada uno.
5. Quinta Categoría, en esta última categoría encontramos a las empresas cuyos ingresos y adquisiciones, no superan los 60 000 nuevos soles cada uno, teniendo que pagar 600 nuevos soles por mes.
Centros de Pago:
Los respectivos pagos se realizan en los siguientes bancos autorizados:

• Banco de la Nación.

• Interbank.

• Banco de Crédito (BCP).

• Banco Continental (BBVA).

• Scotiabank.

• RUC.

• Período tributario.

• Total de ingresos brutos al mes.

• Categoría a la que pertenece dentro del RUS.

• Importe a pagar a la SUNAT, según la categoría.

Tengamos en cuenta: Que las  personas naturales con negocio son personas físicas e individuales con capacidad  para adquirir derechos y contraer obligaciones, y que desarrollan actividades empresariales a título personal.

Condiciones a tomar en cuenta:

No pueden acogerse al RUS:
Beneficios:
Comprobantes de Pago:
Al momento de hacer el pago, se debe brindar los siguientes datos al personal del banco:
Si aún no has realizado los tramites de obtención del RUC, te invitamos a examinar tu negocio, para poder elegir el régimen correcto y acorde a tus ingresos, y así beneficiarte de las facilidades que el Estado y el mercado te proporcionan.

Nos encontramos en nuestra próxima publicación, en la cual trataremos sobre el segundo régimen, el RER.

Hasta pronto!

CARGA LABORAL

a carga de trabajo es el conjunto de requerimientos a los que se ve sometida la persona a lo largo de su jornada laboral. Estos requerimientos pueden ser de tipo físico y/o mental.

Históricamente, el trabajo implicaba la realización de trabajos con altas exigencias físicas, pero actualmente a raíz de la mecanización y automatización de los sistemas de trabajo, las exigencias físicas han disminuido siendo cada vez más frecuentes los puestos de trabajo con mayores exigencias psicológicas.

La Ergonomía y Psicosociología Aplicada es la técnica preventiva cuyo objetivo es el de ajustar estos requerimientos físicos y/o psicológicos del trabajo a las capacidades, limitaciones y necesidades de la persona, evitando los riesgos para la salud que puede sufrir el trabajador si no se da este ajuste. A continuación vamos a ver los riesgos derivados de la carga física y mental de trabajo, así como algunas pautas preventivas.

Flujo de Caja (Mapa)

       

Flujo de Caja de una Mype

Flujo de Caja

Los flujos de caja son importantes para que observes el comportamiento diario del movimiento de caja, tanto de entradas como de salidas en un lapso de tiempo determinado. 

Los flujos de caja son las variaciones de entradas y salidas de caja o efectivo, en un período dado para una empresa.
El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa. El flujo de caja se analiza a través del Estado de Flujo de Caja.
El objetivo del estado de flujo de caja es proveer información relevante sobre los ingresos y egresos de efectivo de una empresa durante un período de tiempo. Es un estado financiero dinámico y acumulativo.
La información que contiene un flujo de caja, ayuda a los inversionistas, administradores, acreedores y otros a:
Evaluar la capacidad de una empresa para generar flujos de efectivo positivos
Evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones contraídas y repartir utilidades en efectivo
Facilitar la determinación de las necesidades de financiamiento Identificar aquellas partidas que explican la diferencia entre el resultado neto contable y el flujo de efectivo relacionado con actividades operacionales.
Conocer los efectos que producen, en la posición financiera de la empresa, las actividades de financiamiento e inversión que involucran efectivo y de aquellas que no lo involucran Facilitar la gestión interna de la medición y control presupuestario del efectivo de la empresa

Instructivo para la elaboración de un flujo de caja

Importancia de elaborar buenos flujos de caja por la MYPE
Calcular el flujo de caja y obtener el gráfico de movimientos, durante periodos de tiempo largos, le dará a tu MYPE una visión global de dónde se genera tu dinero y a qué lo destinas a largo plazo, tanto como cuándo son las épocas en que se generan más gastos y cuándo más beneficios. Sin embargo, lo más importante de este cálculo será tener control del estado final de tu cuenta corriente. 

Definición del flujo de caja mensual
Flujo de caja o flujo de fondos (en inglés: cash flow) son los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un período determinado.

Teóricamente, calcular el flujo de caja de una persona o empresa no debería ser difícil, siempre que dispongas de las cifras exactas de tus ingresos y tus gastos. Sin embargo, en la práctica resulta un proceso complejo porque se generan más beneficios y gastos de los que quedan impresos en facturas y cuentas corrientes, como el interés que nos da nuestro dinero, nuestras inversiones, los gastos de dichas inversiones, entre otros.

Flujo de caja = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones

Procedimiento para la elaboración del flujo de caja mensual

La hoja cálculo está dividida en cuatro zonas:

Zona de resultados: En ella se totalizan las entradas y salidas de efectivo. En esta zona el único dato que debes ingresar es el que corresponde a la celda C5 (Dinero líquido al inicio (caja y bancos)), que comprende el efectivo con el que cuentas al iniciar el flujo de caja. 

Zona de flujos operativos: En ella registras las entradas y salidas de efectivo de dinero del movimiento diario. Cada uno de estos valores debes detallarlos en la columna B, pero también, en caso de que lo requieras, puedes adicionar o eliminar filas. El valor de las entradas lo registras directamente, mientras que a las salidas les debes anteponer el signo (-), para indicar que es un valor negativo.

Zona de flujos de inversión: En ella registras las entradas y salidas de efectivo de los gastos por la compra de un bien o los ingresos que generan tus bienes. Cada uno de estos valores deben ser detallados en la columna B, en la cual, como en la zona anterior, puedes adicionar o eliminar  filas según tu necesidad. Igualmente, el valor de las entradas lo puedes registrar directamente, mientras que a las salidas les antepones el signo (-), para indicar que es un valor negativo.

Zona de flujos financieros: Sirve para registrar las entradas y salidas de efectivo de los gastos que se incurre en gastos financieros por un crédito solicitado, por ingresos o por concepto de interés que genera una inversión. Cada uno de estos valores debes detallarlos en la columna B, cuyas filas puedes adicionar o eliminar, según lo requieras. El valor de las entradas lo registras directamente y a las salidas les antepones el signo (-), para indicar que es un valor negativo.

Beneficios: La hoja de cálculo para el presupuesto del flujo de caja se utiliza para calcular los ingresos y egresos de efectivo durante un período de seis meses. Tiene muchos usos importantes. Puede:

• Predecir la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario en las expansiones o para mantenerse.
• Proyectar los ingresos y egresos de efectivo en la empresa, y puede predecir las brechas en la empresa – los períodos en los que los egresos superan a los ingresos.
• Ser utilizada para preparar un presupuesto de flujo de caja para que cualquier potencial prestamista sepa que el efectivo estará disponible para pagar el préstamo.

Flujo de Caja: ¿Por qué es importante hacerlo bien?

Para conocer si tu negocio está caminando por buen rumbo es necesario saber cómo van tus indicadores financieros. Uno de los más importantes en este grupo es el flujo de caja, que permite reportar los ingresos operativos proyectados y los egresos o gastos necesarios, para tomar decisiones que impulsen el crecimiento de tu empresa.
Recuerda que en el flujo de caja llamado también flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow, es normal que al comienzo se den valores negativos, ello debido al bajo registro de ingresos económicos. Descarga aquí un ejemplo en Excel para calcular tu flujo de caja.
Calcular este indicador permitirá saber si sobra o falta dinero para invertir, o no, por ejemplo, en la compra de un computador, mueble, u otro bien. Por otro lado, si las cifras luego de un periodo de actividad económica no son favorables se podría adquirir un financiamiento en bancos, cooperativas de crédito, crédito de proveedores o préstamos de amigos o familiares.
Magín Pérez, gerente general de la empresa consultora Magin Consulting Group SAC y docente del Programa de Especialización Gerencial de la Dirección de Extensión y Proyección Universitaria (EPU) de la Universidad San Martín de Porres (USMP), recomienda emplear este formato básico para calcular el flujo de caja.
a) INGRESOS* Capital inicial
* Por ventas del productos
* Por otros conceptos

b) EGRESOS

* Costos de producción
* Costos de Administración y Ventas
* Pago de préstamos
* Costos financieros
* Pago de impuestos
* Otros egresos (sueldos)

c) SALDO DEL PERIODO (a - b)

Los gastos son restados de los ingresos según un periodo determinado. Podría aplicarse al inicio de la actividad de la empresa.

d) CAJA INICIAL

Capital inicial

e) CAJA FINAL (c + d)

Resultado de la evaluación dentro de un periodo determinado.
Recuerda que llevar bien nuestro flujo de caja facilitará que la empresa cuente con la cantidad suficiente de dinero para producir. Además permitirá cumplir con los compromisos de pago a proveedores y a las instituciones que le facilitaron créditos.
Es recomendable calcular la compra de bienes y gastos preoperativos, como los referentes a la adquisición de equipos, local o estudios previos. También es importante realizar diferentes simulaciones cambiando las proyecciones del número de clientes o niveles de ventas, para evaluar los posibles efectos de ajustar los costos por motivos externos.

EJERCICIO 6

Prezzi ''Costos y Presuspuestos''

https://prezi.com/8ntgl0qajdaj/costos-y-presupuestos/

EJERCICIO 5

MAPA DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

COSTOS Y PRESUPUESTOS

COSTOS

La contabilidad de costos se aprovecha tanto en la división de ventas de la negociación como en la fábrica encargada de manufacturar el producto.

La contabilidad de costos se aprovecha en los departamentos de ventas no sólo para determinar la eficiencia de operación sino también para formular nuevos proyectos y presupuestos.

La palabra costo ha sido aplicada a una variedad de circunstancias de los negocios relacionados con diferentes clasificaciones de los costos.

"No existe un sistema que pueda considerarse como modelo único y apropiado a toda clase y tamaño de empresas".

La contabilidad de costo, analítica por excelencia, es la que se encarga de estudiar la técnica del cálculo del costo de la unidad producida tomando como base los elementos de la producción medibles en dinero.

DEFINICIÓN DE COSTOS

Los costos se generan dentro de la empresa privada y está considerado como una unidad productora.

El término costo ofrece múltiples significados y hasta la fecha no se conoce una definición que abarque todos sus aspectos. Su categoría económica se encuentra vinculada a la teoría del valor, "Valor Costo" y a la teoría de los precios, "Precio de costo".

El término "costo" tiene las acepciones básicas:

1.     La suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir una cosa.

2.     Lo que es sacrificado o desplazado en el lugar de la cosa elegida.

El primer concepto expresa los factores técnicos de la producción y se le llama costo de inversión, y el segundo manifiesta las posibles consecuencias económicas y se le conoce por costo de sustitución.

La contabilidad de costos consiste en una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir la ejecución del trabajo.

CLASIFICACION DE LOS COSTOS

Estos han sido clasificados en concordancia con:

1.     La naturaleza de las operaciones de fabricación

2.     La fecha o método de cálculo

3.     La función del negocio de que se trata

4.     Las clases de negocios a que se refieren

5.     Los aspectos económicos involucrados

Costos por órdenes de fabricación (o por órdenes específicas)

Se refieren a los materiales, la mano de obra y la carga fabril necesarios para completar una orden o lote específicos de productos terminados. En esta clase de costos se ha de fabricar una cantidad definida en un orden de fabricación específica.

Costos por procesos o departamentos

Son usados por las empresas que elaboran sus productos sobre una base más o menos continua o regular e incluyen la producción de renglones tales como gas, electricidad, productos químicos, productos de petróleo, carbón, minerales, etc.

Costos por clases

En los cuales un número de órdenes puede ser combinado en un solo ciclo de producción, siempre que esas órdenes incluyan cierto número de artículos de tamaños o clases similares.

Costos de montaje

Representan una variante de los costos por órdenes específicas utilizada por las empresas que fabrican o compran piezas terminadas para ser usadas en montar o armar un artículo con destino a la venta. Este tipo de costo requiere mano de obra y carga fabril, primordialmente.

Costos postmortem o históricos

Pueden ser órdenes de fabricación, por procesos, de montaje o de clases, determinados durante las operaciones de fabricación, pero que no son accesibles hasta algún tiempo después de completarse las operaciones de fabricación.

Costos estimados, estándares o predeterminados

También pueden referirse a costo por órdenes específicas, de montaje, por procesos o de clases, estimados o determinados antes de comenzar las operaciones de fabricación. Estos ayudan a determinar los precios de venta o para medir la efectividad de los costos históricos.

Costos diarios, semanales o mensuales

Se refieren a trabajos o procesos continuos y que indican solamente el período a que se concretan los resúmenes preparados.

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con la función, o grupo de actividades, implicados. Estos son: costos de producción o fabricación, costos de distribución (o de poner los artículos en el mercado), costos generales o costos administrativos, costos financieros, etc.

Se encuentran dentro de la clasificación con el tipo de negocios no dedicados a la fabricación están:

Costos para bancos

La cual es posible determinar el costo de operar una cuenta corriente o de cheques, rendir un servicio de custodia de valores o conceder un préstamo.

Costos por municipalidades

Mediante el cual es posible computar el costo de la vigilancia policíaca, el servicio de protección contra incendios, las escuelas, etc.

Costos para tiendas al detalle o tiendas por departamentos

Es una forma de forma de análisis del costo de distribución por departamentos.

Costos para grandes organizaciones de servicios

Consiste en el análisis de los costos de las distintas categorías de trabajo de oficina.

Los costos se clasifican a veces sobre la base de los aspectos económicos implicados al adoptarse las decisiones administrativas, en los cuales se encuentran los costos diferenciales, los costos de oportunidad, los costos hundidos y los costos a desembolsar (o desembolsado).

OTRAS CLASIFICACIONES

Costos incurrido o de inversión

Representa los factores técnicos que intervienen en la producción, medibles en dinero. Este costo es el que estudia la contabilidad de costos.

Costos de desplazamiento o de sustitución

Este término fue empleado por primera vez en Inglaterra, también se le conoce con el nombre de costo de oportunidad, aplicado por primera vez por David I. Green, popularizado en Estados Unidos por Davenport.

Dentro del mundo de los negocios este costo tiene gran aplicación, pues para tomar determinaciones precisan formular los costos estimados anticipadamente para elegir el camino más económico y conveniente.

Costos humanos y costos monetarios

Los costos monetarios reciben en contabilidad el nombre de costos reales o incurridos. El costo de un satisfactor será igual a la suma de lo gastado para producirlo.

Costo Escasez

El costo es un aspecto de la escasez. Los bienes que tienen mayor costo son los más escasos; los bienes más costosos son los que alcanzan el mayor precio. "Para esta noción del costo la única hipótesis esencial es la escasez de los medios de producción."

Costo Unitario

Puede medirse en función de su producción y distribución. Este costo es el que sirve para evaluar las existencias que aparecen en el balance general y estado de pérdidas y ganancias en los renglones de los inventarios de producción en proceso y productos terminados. También puede medirse en relación con la posibilidad de aplicar directa o indirectamente a la unidad los gastos incurridos.

Costo de distribución

Comprende los gastos de venta, propaganda, transporte, cobranza, financiación y gastos generales. Tiene la característica de ser una deducción directa de los ingresos que no se acumula en los libros al costo dela unidad producida.

Costo directo

Los que pueden identificarse específicamente en la unidad.

Costos indirectos

No puede identificarse en la unidad.

Costos fijos, variables y semivariables

Fijos: Se supone permanecen con el mismo importe para la capacidad normal de la fábrica.

Variables: Cambian más o menos directamente de acuerdo con el cambio en el volumen de producción.

Semi-variables: Cambian según las fluctuaciones en el volumen, pero gradualmente y no directamente.

PRESUPUESTO

El concepto de presupuesto tiene varios usos, por lo general vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos.

Por ejemplo: una familia calcula sus ingresos y gastos y concluye que cuenta con un presupuesto de 1.000 dólares mensuales. Esto quiere decir que los gastos al mes no deberán superar dicha cifra, de lo contrario la familia incurrirá en deudas. Desarrollar un presupuesto ayuda, en estos casos, a alcanzar metas de ahorro.

Otro ejemplo de presupuesto surge en los viajes, cuando los turistas viajan con x cantidad de dinero y saben que éste deberá alcanzarles para satisfacer sus necesidades durante toda la estadía. Si el un viajero cuenta con un presupuesto de 500 pesos para unas vacaciones de cuatro días, y al segundo día ya gastó 400 pesos, al repasar los números se dará cuenta de que tiene que recortar sus gastos para no quedarse sin dinero.

El presupuesto también es el cómputo anticipado del costo de una obra o de los gastos que implicará un determinado proyecto: “Ayer el electricista estuvo en casa y me dejó su presupuesto: dice que la nueva instalación saldrá 150 pesos”, “Nuestro presupuesto para el diseño de una página web de dichas características es de 200 euros, sin contar los gastos de mantenimiento mensuales”.

Presupuesto, por último, es el pretexto, causa o motivo con que se ejecuta algo, o los supuestos o suposiciones: “Si partimos de ese presupuesto, está claro que vamos a tener problemas”.

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO

Según Jorge Burbano (1995). El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.

EL PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la organización.

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas:

Las etapas son las siguientes:

·         Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

·         Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.

·         Negociación de los presupuestos: La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. 

·         Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas áreas. 

·         Aprobación de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. 

·         Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto.

CONTROL PRESUPUESTARIO

El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar.

Integrador

Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

Coordinador

Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

Operaciones

Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:

·         Presupuesto de efectivo.

·         Presupuesto de adiciones de activos. 

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

·         Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

·         Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

·         Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

·         Planeación: que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.

·         Organización: que es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.

·         Coordinación: Que es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.

·         Dirección: Que es guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados.

·         Control: Que es medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca correctivos en las variaciones.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

·         Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

·         Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

·         Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

·         Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

·         Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

·         Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS

· Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

· La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

· De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

· Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.

· Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

· Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de al empresa, dado el costo de los mismos.

· Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedios" y permite su comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

· Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

DESVENTAJAS

· Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.

· Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante".

· Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:

·         Están basados en estimaciones.

·         Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.

·         Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.

·         Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización. Debe establecerse con la plena participación de los individuos responsables de su realización, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO

·         Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

·         Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

·         Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.

·         Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.

·         Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

·         Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.